Liiketapaamisen etiketti

Työskenteletkö yrityksessä, jolla on usein kokouksia? Mietitkö koskaan, mitä sinun pitäisi tehdä ja mitä pidetään oikeana käytöksenä näissä kokouksissa? Pelkäätkö osallistua kokouksiin, koska pelkäät voivasi tehdä tekokupin, joka voisi vaarantaa asemasi tai etenemismahdollisuutesi?

Tyypillisesti esimiehet, tiiminvetäjät tai yritysjohtajat pidättävät oikeuden aloittaa liiketapaamisia, kun he kokevat tarpeen. Olipa kyseessä säännöllisesti järjestettyjä tapahtumia tai kutsutaan tiettyä tarkoitusta varten, kaikkien läsnä olevien tulisi noudattaa asianmukaisia liiketietojen ohjeita.

Johtaja

Ennen kokousta on tärkeää, että kaikki on järjestetty, jotta et tuhlaa kenenkään arvokasta aikaa. Haluat sen toimivan mahdollisimman sujuvasti ja aikataulussa, mutta silti jätä aikaa kysymyksiin ja palautteeseen, jos mahdollista. Tärkeintä on osoittaa kunnioitusta kaikkia asianosaisia kohtaan.

Tässä on joitain suositeltuja ohjeita:

• Onko sinulla kirjallinen esityslista, jossa on looginen järjestys ja realistiset ajat. Jos aikaa ja resursseja sallitaan, lähetä kopiot kaikille osallistuville.
• Lähetä kutsu mahdollisille osallistujille, jossa on mahdollisimman paljon yksityiskohtia kokouksesta, mukaan lukien sijainti, aloitusaika, mitä tuoda ja lopetusaika.
• Aloita ystävällisellä tervehdyksellä ja kerro kaikille, kun on hyvä esittää kysymyksiä.
• Pidä vettä korokkeella tai huoneen edessä ja siemaile sitä aiheiden välillä tai kun joku muu puhuu.
• Sinun ei tarvitse kirjoittaa sanaa sanatarkasti, mutta muistiinpanoissasi on oltava ainakin luettelomerkit. Jos et tee niin, saatat hypätä toisesta aiheesta toiseen ja menettää tietosi sanomallesi. Tämä voi aiheuttaa sinun tuhlata aikaa ja jättää osallistujia miettimään kokouksen kohtaa.
• Ole tietoinen osallistujiesi kehon kielestä. Jos huomaat, että ihmiset menettävät kiinnostuksensa, keskeytä ja tarkista itsesi varmistaaksesi, ettet toista tietoja tai viettää liikaa aikaa mihinkään, mikä ei ole merkitystä.
• Pidä muutama anekdootti, jotta kokous olisi mielenkiintoinen. Vältä kuitenkin kertomasta sopimattomista vitseistä, joissa on jopa vihje seksismistä, rasismista tai muusta, joka saattaa loukata muita.
• Älä koskaan varasta muiden ideoita ja kutsu niitä omiksi. Anna aina kunnia muille ideoista ja onnistuneista tehtävistä.
• Vaikka on hyvä liikkua vähän, älä astu edestakaisin huoneen eteen. Tämä saa sinut näyttämään hermostuneelta.
• Pysy hiljaisena kysymys- ja vastausjakson aikana, kunnes kysymys on valmis ennen vastaamista. Jos et ymmärrä kysymystä, pyydä häntä toistamaan se tai selittämään kysely tarkemmin.
• Jos joku näyttää vihaiselta tai vihamieliseltä, säilytä mielipiteesi ja pyydä henkilöä keskustelemaan tästä kanssasi myöhemmin.
• Lopeta kokous aikaisin, jos mahdollista. On parempi, että se on lyhyempi kuin menettää läsnä olevien huomion.

Osallistujat

Kaikkien kokoukseen kutsuttujen tulisi osallistua ellei olosuhteet sitä salli. Jos tiedät kokouksesta etukäteen, harkitse ylimääräisen ajan ottamista henkilökohtaiseen hoitoosi osoittamaan kunnioitusta osallistuville esimiehille. Pukeudu sopivasti yritystasolle.

Vinkkejä tapaamismenetelmiin:

• Jos sinua pyydetään lähettämään vahvistusviesti, tee se heti, kun ilmoitat kokouksen kalenterissasi.
• Ilmoittaudu ajoissa. Mene sinne muutama minuutti aikaisin, jos mahdollista.
• Tarkista matkapuhelimesi ja varmista, että se on hiljainen tai sammutettu. Älä koskaan lähetä tekstiviestejä kokouksen aikana, ellei johtaja pyydä sinua tietylle henkilölle.
• Jos tarjoillaan virvokkeita, juoma on hyväksyttävä. Jos kaikki muut eivät syö, odota kuitenkin välipalaa kokouksen jälkeen.
• Jos tämä on lounastapaaminen, tuo ruokasi pöydälle ja syö se niin hiljaa kuin mahdollista ja kiinnittämättä huomiota itseesi.
• Älä keskustele tai vaihda muistiinpanoja muiden osallistujien kanssa. Tämä on hyvin häiritsevää ja voi antaa vaikutelman, ettet ota työsi tarpeeksi vakavasti kiinnittääkseen tarkkaan keskustelua.
• Jos sinut kutsutaan, vastaa mahdollisimman suoraan. Kun et tiedä vastausta, pyydä anteeksi ja ole rehellinen. Mikään vastaus ei ole parempi kuin väärä.
• Kiitos kokouksen jälkeen puhujaa.
• Älä viipy kokoustilassa tarpeettomia kauemmin. Hengailu saa sinut näyttämään käyttämättömältä, etkä halua pomon luulevan, että käytät kokousta välttämään tehtäviäsi.

Kokoukset ravintolassa

Joskus kutsutaan lounastapaaminen, ja se voidaan pitää ravintolassa. Vaikka tämä on poissa toimistosta, muista, että olet edelleen töissä.

Muita kokousvinkkejä ravintolakokouksiin:

• Älä koskaan unohda pöydän tapojasi.
• Käsittele aterian aikana tapahtuneita vahinkoja armon ja hyvien tapojen avulla.
• Käytä asianmukaisia astioita. Jos et ole varma, mikä haarukka menee jokaisen kurssin kohdalle, seuraa kokousta johtavaa henkilöä.
• Jos olet buffet- ravintolassa, tiedä oikea tapa auttaa itseäsi.
• Seuraa asianmukaisten ohjeiden syömiseen pikkunaposteltavia.