Kuinka priorisoida tehtävät?

Joten sinulla on kaikki nämä asiat tehtäväksi joka päivä ja tehtäväluettelosi on täynnä - mistä tiedät mitä tehdä ensimmäisen, toisen ja kolmannen?

Melkein kaikki tuntevat olevansa liian paljon tekemistä ja liian vähän aikaa tehdä se. Usein tämä ylivoimainen tunne johtuu kyvyttömyydestä priorisoida kaikkia näennäisesti kiireellisiä tehtäviä. Jos sinusta tuntuu, että tehtäväluettelosi kasvaa minuutti kerrallaan etkä edes tiedä, mistä aloittaa, toimi näin tunnista, arvioi ja priorisoi.

1. Tee luettelo

Ennen kuin yrität lajitella velvollisuutesi tärkeysjärjestyksessä, koota kattava luettelo kaikesta, mitä tarvitset tai haluat suorittaa. Jaa luettelo osioihin erityyppisiä tehtäviä varten. Nämä luokat voivat sisältää:

Päivittäiset tai viikoittaiset tehtävät

Nämä ovat arkisia " tehtäviä ", jotka voivat olla henkilökohtaisia (aterioiden suunnittelu ja ruokaostokset) tai työhön liittyviä (viikoittainen tiimikokous). Jos noudatat jo päivittäistä rutiinia, tunnet nämä tehtävät; jos et, tämä on hyvä aika luoda sellainen. Sisältämäsi sisältö voi vaihdella - jotkut ihmiset eivät näe tarvetta muistuttaa itseään sähköpostin tarkistamisesta tai elintarvikkeiden ostamisesta, mutta toiset arvostavat jäsenneltyjä muistutuksia tiettyjen toimintojen suorittamiseksi tiettyinä aikoina tai tiettyinä päivinä.

Määräajat tehtävät

Nämä on tietenkin tehtävä tiettyyn päivämäärään mennessä ja ne on valmisteltava etukäteen. Esimerkkejä voivat olla kolmen viikon kuluttua erääntyvä koulupaperi tai kuuden kuukauden ajan suunnittelemasi juhlat. Tämäntyyppiset tehtävät - joita usein kutsutaan projekteiksi - voidaan myöhemmin jakaa pienempiin osiin - esimerkiksi "kirjoituspaperi" voidaan jakaa asianomaisten kirjojen lukemiseen, muistiinpanojen järjestämiseen, luonnoksen kirjoittamiseen, ensimmäisen luonnoksen kirjoittamiseen jne. päällä.

Toistuvat tehtävät

Näitä ei tapahdu päivittäin tai viikoittain, mutta ne eivät myöskään ole kertaluonteisia projekteja. Toistuvia tehtäviä voivat olla hammaslääkärien tapaamiset tai neljännesvuosittaisten verojen suorittaminen.

Itse motivoituneet, välttämättömät tehtävät

Nämä ovat tehtäviä tai projekteja, jotka tiedät sinun tekevän, mutta kukaan ei tee sinua. Heillä on harvoin, jos koskaan, sisäänrakennettu aikaraja. Ajattele pienyritysten verkkosivuston parantamista tai uuden perusterveydenhuollon tarjoajan löytämistä.

Itse motivoituneet, ei välttämättömät tehtävät

Nämä ovat miellyttävämpiä aktiviteetteja, jotka kuitenkin yleensä kaatuvat sivuun, kun muut, ilmeisemmin välttämättömät tehtävät syrjäyttävät heidät. Ajattele lukemisen mielihyvää tai harrastusten tekemistä.

Jonain päivänä tehtävät

Nämä tehtävät roikkuvat tehtäväluettelosi lopussa tai mielessäsi, mutta niitä ei yleensä tarvitse tehdä pian tai koskaan. Esimerkki: maalaa patterisi.

2. Järjestä luettelosi

Kun olet luetellut kaiken, voit selvittää, mitä tehdä ensin, ja järjestää aikataulusi. (Kuinka fyysisesti teet tämän - paperille, suunnittelijalle, sovellukselle, verkkokalenterille tai muuten - on vähemmän merkitystä kuin sillä, että valitset sinulle sopivan menetelmän, jota käytät.) Tässä on joitain ehtoja ajatella:

Kiireellinen tai tärkeä

Kaikki tehtävät voidaan lajitella yhteen neljästä luokasta. Kiireelliset ja tärkeät tehtävät tulisi tehdä ensin mahdollisimman pian; kiireelliset, mutta ei tärkeät tehtävät voidaan siirtää, jos mahdollista, mutta jos ei, aikataulusi tulisi sisältää riittävästi joustavuutta ja ylimääräistä aikaa niiden mukauttamiseksi, kun ne avautuvat; tärkeät mutta ei kiireelliset tehtävät tulisi suunnitella hyvissä ajoin, jotta niistä ei tule kiireellisiä; Tehtävät, jotka eivät ole tärkeitä eivätkä kiireellisiä, voidaan mahdollisesti eliminoida, vaikka jos pidät niistä, ne on suunniteltava aikatauluusi, jotta vaativammat velvollisuudet eivät täyttäisi niitä.

Arvioi arvo

Voit arvioida tehtävän arvon useilla tavoilla. Yksi voi olla, vaikuttavatko muut ihmiset ihmisiin ja kuinka tärkeitä nuo ihmiset ovat sinulle (esimiehesi hyväksyntä ja sinusta riippuvien lasten hyvinvointi ovat tärkeämpiä kuin sanottujen muukalaisten ryhmän mielipiteet liittyä tapaamiseen.) Voit myös antaa arvokkaita tehtäviä, jotka näkevät kannattavansa pitkällä aikavälillä tai jotka ovat sinulle yksinkertaisesti palkitsevia.

Yksi viittaus, jonka todennäköisesti kohtaat lukiessasi tehtävien priorisointia, on 80-20-sääntö tai Pareto-periaate, jonka mukaan 80% vaikutuksista tulee 20%: sta syistä. Tämä voi osoittautua totta sinulle tai ei, mutta se on hyvä muistutus tunnistaa, mihin olet todella viettänyt aikaa ja mikä ponnisteluistasi maksaa.

Ajoitus ja joustavuus

Toimiva aikataulu sallii muutokset ja tunnistaa aikarajoitukset. Ole realistinen priorisoitaessasi ja suunnitellessasi päiviäsi. Jos olet epävarma, yliarvioi tietyn tehtävän kesto.

Jos kaksi tehtävää on suoritettava samanaikaisesti, aloitettavan valitseminen riippuu siitä, miten työskentelet parhaiten. Jotkut ihmiset haluavat saada yksinkertaisemman tehtävän keskittyä monimutkaisempaan tehtävään; toiset tuntevat olonsa rauhalliseksi, jos he aloittavat ensin vaikeamman tehtävän ja tekevät sen kokonaan tai osittain ennen kuin siirtyvät eteenpäin. Muista, että sinun ei tarvitse ottaa yhtä tehtävää tai projektia alusta loppuun ennen kuin siirryt seuraavaan - ellei tietenkään tällainen työskentely lisää tuottavuuttasi.

Rajoita päivittäiset pakolliset tehtävät enintään kolmeen. Päivä voi sisältää myös pienempiä tehtäviä, jotka ovat rutiininomaisempia tai vähemmän tärkeitä tai kiireellisiä, mutta suurten tehtävien kuormittaminen johtaa todennäköisesti stressiin ja pettymyksiin.

Muista, että prioriteetit voivat muuttua - jos pomosi tarvitsee sinun tekevän jotain nyt, edellinen ensimmäinen prioriteettisi todennäköisesti törmää toiseen. Tämä on sitäkin enemmän syytä lisätä enemmän aikaa aikatauluusi joustavuuden mahdollistamiseksi.

3. Erätehtävät

Erätehtävät ovat yksi tehokkaimmista ja tehokkaimmista tavoista saada nämä kiusalliset, kaikkien aikojen tehtävät valmiiksi. Panostus tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että työskentelet saman tyyppisen tehtävän kanssa uudelleen ja uudelleen ennen siirtymistä johonkin muuhun. Ensimmäinen vaihe on tunnistaa tehtävät, joita teet uudestaan ja uudestaan, ja määritä sitten yksinkertainen työnkulku niiden seuraamiseksi. Sitten käsittelet nämä tehtävät samanaikaisesti kyseisen työnkulun avulla.

Erä vaatii vastaavien tehtävien suorittamista, jotka vaativat samanlaisia resursseja "erissä" tehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseksi. Tässä on joitain esimerkkejä:

• Maksa kaikki laskusi samaan aikaan
• Avaa kaikki postisi kerran viikossa ja toimi sen sijaan, että annat sen pinota joka päivä eikä koskaan pääse siihen

Panostuksen avulla pääset uraan, joka tekee saman tehtävän uudestaan ja uudestaan, joten sinun ei tarvitse tuhlata aikaa ohjeiden tai seuraavaksi tekemiesi asioiden selvittämiseen.

4. Poista tehtävät

Kun olet luetellut kaikki tehtävät ja lajitellut ne tärkeimmistä vähiten, tulee selväksi, mitkä tehtävät ovat luettelon lopussa. Nämä voidaan joskus siirtää jollekin toiselle, mutta jos se ei ole mahdollista, sinun on päätettävä, ajoitatko heille ajankohdan vai poistatko ne.

Luettelossasi voi olla tehtäviä, joita sinun ei tarvitse tehdä tai edes halua tehdä, mutta sinusta tuntui paineita lisätä siihen jossain vaiheessa (käydä kuntosalilla, käydä kirjakerhossa.) Nämä voidaan eliminoida kokonaan.

Lopuksi on mahdollista, että sinulla on yksinkertaisesti liikaa tekemistä - jos et saa kaikkea tehtyä, arvioi työmääräsi selvittääkseen, tarvitsetko vain lisää käytäntöjä priorisoinnissa vai onko sinun kerrottava jollekulle, et voi enää jatkaa tekemistä tietty tehtävä.