Kuinka järjestää kotihakemistojärjestelmä 7 vaiheessa?

Taistelu on todellista: tärkeiden asiakirjojen ja paperin sotkujen hallinta on kuoppia. Siksi on erittäin tärkeää perustaa helppo, toteutettavissa oleva kotihakemusjärjestelmä, jota todella käytät - henkilökohtainen arkistointijärjestelmä toimii vain, jos pysyt sen mukana!

Tämä on viikonlopun projekti. Älä aloita sitä viikonloppuna pitkän työ- tai koulupäivän jälkeen. Aloita tämä lauantai- tai sunnuntai-aamuna aseistettuna kupillisella kahvia tai teetä ja annetaan-tehdään-tämä-asenne.

Mitä tarvitset

• Arkistokaappi tai arkistolaatikko
• Ripustetaan tiedostokansioita
• Työpöydän tiedostopidike
• Silppuri
• Kierrätys astia
• Tiedostokansiot
• Etikettien valmistaja tai kynä

Kerää kaikki paperisi yhteen paikkaan

Ensimmäinen askel kotihakemistojärjestelmän perustamisessa on kaikkien tiedostojen ja papereiden kopioiminen samaan tilaan, jotta voit lajitella, kierrättää ja silputtua. Jos kaikella on yksi paikka, sillä on seuraavat edut:

• Se pitää sinut keskittynyt käsillä olevaan tehtävään. Jos sinulla on kaikki tarvikkeet ja kaikki paperit yhdessä paikassa, sinulla ei todellakaan ole mitään tekosyötä kuin kaivaa sisään.
• Tulet olemaan perusteellisempi. Kotisi pyyhkäisy etukäteen tarkoittaa, että sinun ei tarvitse toistaa tehtävää muutaman viikon kuluttua, kun löydät unohdetun paperipinon pesutilasta.

On olemassa muutama paikka etsiä papereita, lukuun ottamatta ilmeisiä pöytälaatikoita, arkistokaappeja ja postipinoa:

• Olohuone: Papereilla on taipumus kasaantua olohuoneeseen, kun emme tiedä, mitä heidän kanssaan tehdä.
• Laukut: Reput, työlaukut, käsilaukut, kuntosali- ja matkalaukut ovat taipuvaisia keräämään papereita.
• Keittiö: Paperipinoilla on tapa päästä keittiöön. Tämä johtuu siitä, että keittiö on usein ensimmäinen paikka, johon menemme kotiin tullessamme.

Valitse hyvä paikka, johon voit luoda viisi paalua. Tämä voi olla keittiön pöytä, vierashuoneen sänky tai työpöytäsi, jos se on tarpeeksi suuri. Myös lattia toimii.

Jos sinulla on niin monta paperia, että paalut voivat kaatua, käytä roskia tai pahvilaatikoita. Merkitse ne pitämään ne erillään ja välttämään virheitä, kuten viime vuoden veroilmoitusten vahingossa heittäminen kierrätyslaatikkoon.

Jaa paperit viiteen luokkaan

Tee päätös jokaisesta paperikappaleesta - älä lykkää sitä ja tallenna se myöhempää käyttöä varten. Jokainen asiakirja luokitellaan johonkin näistä viidestä luokasta:

Toiminta

Nämä ovat paperit sinun täytyy ryhtyä toimiin ja hävitä. Älä sekoita näitä asiakirjoihin, jotka kuuluvat kotitalousluokkaan. Kotitalouden asiakirjat arkistoidaan pysyvästi; toimintotiedostoja käytetään kerran ja heitetään sitten pois.

Esimerkkejä: kutsut, pysäköintiliput, tapaamismuistutukset, kotitehtävät ja laskut

Arkistoi

Papereita tai asiakirjoja, joihin sinun on ripustettava, mutta sinun ei tarvitse viitata enemmän kuin kerran tai kahdesti vuodessa.

Esimerkkejä: veroilmoitukset, potilastiedot, akateemiset asiakirjat, todisteet osallistumisesta tuomariston tehtäviin, teot, vuokrasopimukset, takuut ja sopimukset

Kotitalous

Nämä ovat paperit, joiden avulla pidät talosi (ja elämän) käynnissä.

Esimerkkejä: Kupongit, reseptit, käyttöohjeet, kuitit tämän vuoden veroista ja tulevien matkojen asiakirjat

Kierrättää

Asiakirjoja, jotka eivät kuulu mihinkään edellä mainittuihin luokkiin ja sisällä mitään henkilökohtaisia tietoja.

Esimerkkejä: roskaposti, laskentataulukot seminaarista, josta et enää ole kiinnostunut, sanomalehdet, aikakauslehdet, vanhat kotitehtävät, joita et tarvitse, ja käytetyt kirjekuoret

Silputa

Papereita ja asiakirjoja, jotka eivät kuulu kolmeen ensimmäiseen luokkaan, mutta sisältävät henkilökohtaisia tunnistetietoja.

Esimerkki: luottokorttitarjoukset, vanhat tiliotteet ja laskut

Pura ja hävitä asiakirjat ja tiedostot, joita et enää tarvitse

Suurin kasa on kierrätys. Kierrätä nämä paperit ensin. Tavoitteena on pilkkoa käsittelemäsi paperimäärät mahdollisimman nopeasti.

Murskaa seuraavaksi tuhottavat asiakirjat - tämä sisältää kaiken, mikä tunnistaa sinut nimesi ja osoitteesi lisäksi.

Nyt kun olet heittänyt roskapostin, on aika siirtyä perustamaan järjestelmä, joka on:

• Helppo käyttää, joten käytät sitä todella
• Tarpeeksi joustava mukautumaan elämänmuutoksiin ja uusiin projekteihin
• Järkevästi järjestetty, joten kun sinun on löydettävä jotain nopeasti, voit löytää sen

Kauneus on tässä, että voit jakaa nämä luokat edelleen riippuen paperin määrästä, joka tulee sisään ja ulos kotiisi tai toimistoon.

Määritä arkistotiedosto kotisi arkistointijärjestelmää varten

On melko helppo päättää, mitkä paperit menevät arkistotiedostoon. Nämä ovat tärkeimmät omistamasi paperit. Ne todistavat sinun ja perheesi olemassaolon, maksat verosi, omat kotiisi ja autosi, jotka ovat valmistuneet yliopistosta, voivat matkustaa maasi ulkopuolelle passilla tai viisumilla. Jos olet yrityksen omistaja tai omistat useamman kuin yhden kiinteistön, tämä tiedosto on vielä suurempi.

Tässä tiedostossa säilytettäviä perusteita ovat:

• Veronpalautukset
• Potilastiedot
• Akateemiset tiedot
• Todiste siitä, että palvelit tuomariston tehtävässä
• Teot
• Vuokrasopimukset
• Sopimukset
• Passit
• Sosiaaliturvakortit
• Työsuhdetiedot
• Kastetodistukset
• Henkivakuutus- ja eläkeasiakirjat

Säilytä nämä paperit tulenkestävässä laatikossa, merkittyissä kansioissa. Henkilökohtaisen arkistointijärjestelmän tulisi sisältää seuraavat luokat:

• Akateeminen
• Auto
• Työllisyys
• Taloudellinen
• Terveys
• Henkilötunnus
• Vakuutus
• Kiinteistöt

Järjestä ne aakkosjärjestyksessä, mutta pidä henkilötodistus, syntymätodistus, passi, sosiaaliturvakortit ja kaikki muut usein käyttämäsi tiedostoruudun edessä.

Järjestä taloustiedosto

Tässä on hyvä nyrkkisääntö sille, mitä sinun tulisi tallentaa taloustiedostoosi: Kaikki mitä tarvitset tulevaisuudessa, mutta sinun ei tarvitse ryhtyä toimiin juuri nyt, mikä ei kuulu arkistotiedostoon.

Luo arkistolaatikon tai roskakorin sijaan sideaine osioilla ja sitten taskuilla esimerkiksi kuponkien ja lahjakorttien säilyttämiseen. Tee osiot seuraaville:

• Kupongit ja tositteet
• Lahjakortit
• Odottaa alennuksia
• Kuitit suurista lipuista, kuten laitteista tai huonekaluista
• Palkinnot ja kanta-asiakaskortit
• Muistiinpanoja ja viitemateriaaleja tulevista projekteista, joiden parissa työskentelet
• Reseptit
• Kuitit veroista
• Auton / kodin / vuokralaisen vakuutukset

Määritä toimintotiedosto

Toimintatiedosto on paperit, joihin sinun on ryhdyttävä ja jotka sitten on hävitettävä. Kaikki tärkeät asiakirjat, jotka on jätettävä pysyvästi tai pitkäksi ajaksi, kuuluvat kotitalousasiakirjaasi. Toimintatiedostot ovat fyysisiä muistutuksia asioista, jotka sinun on tehtävä.

Käytä työpöydän postilaatikkoa näiden paperien pitämiseen. Valitse jotain hauskaa ja värikäs, jotta et koskaan unohda, että laatikko on olemassa ja että sisällä olevat esineet tarvitsevat toimintaa! Voit käyttää tätä ruutua myös postin hallintaan.

Tässä on esimerkkejä siitä, mitä pitää säilyttää toimintotiedostossasi:

• Saapuva posti
• Kutsut tuleviin tapahtumiin ja niihin liittyvät vastauskortit
• Maksettavat laskut ja sitten silputtu tai kierrätettävä
• Lupa lipuu allekirjoittamaan
• Nimitysmuistutukset
• Kuitit äskettäin ostamistasi, jos päätät palata
• Kuitit kaikesta, mitä odotat vastaanottamista

Voit jakaa tämän tiedoston useampaan luokkaan, mutta on helpompaa vain heittää kaikki tähän ruutuun ja käydä sen läpi kerran, kahdesti tai kolme kertaa viikossa. Siinä vaiheessa voit kierrättää tai pilkkoa kaiken, mitä et enää tarvitse, arkistoida kaikki arkistoon tai kotitalouksiin liittyvät tiedostot ja ryhtyä toimiin mihin tahansa, johon on vastattava. Tavoitteena on pitää tämä tiedosto mahdollisimman pienenä.

Temppu on, että sinun on käytävä läpi tämä tiedosto vähintään kerran viikossa, mieluiten useammin. Suosittelemme tämän tehtävän lisäämistä henkilökohtaiseen viikoittaiseen järjestelyyn, jotta pysyt kiinni kiinni.