Kuinka kauan asiakirjoja säilytetään ja mitä silputaan?

Paperipinot ovat tuskaa, ja kodin arkistointijärjestelmän hallinta voi olla hankalaa. Sinun on kuitenkin ripustettava joihinkin asiakirjoihin, koska et koskaan tiedä, milloin tarvitset niitä.

Kuinka kauan sinun on säilytettävä verot, kuitit, tiliotteet ja muut tärkeät asiakirjat? Jokainen dokumenttityyppi on erilainen, joten sinun kannattaa olla varma, että pidät kaikki paperit riittävän kauan ennen murskaimen käynnistämistä, vaikka luuletkin, että olet valmis niiden kanssa.

Toimivan kodin arkistointijärjestelmän ylläpito

Yksi avain toimivan kodin arkistointijärjestelmän luomiseen on aloittaa saamiesi paperimäärien vähentäminen. Se voi todella vähentää paperin määrää, jonka joudut silppumaan tai viilaan. Tämä tarkoittaa roskapostin poistamista, rekisteröitymistä sähköisiin laskuihin ja sellaisten esitteiden, kuponkien, joita et koskaan käytä, luetteloiden, joita et koskaan lue, tai muiden lyhytaikaisten tunnisteiden hyväksymistä ei.

Jos annat tämän esilajitteluvaiheen päästä käsistä, saatat todella alkaa taistella paperin sotkua. Se voi jopa päästä pisteeseen, jossa sinusta tuntuu siltä, että saatat kasata sitä. Näissä tapauksissa voi olla erittäin hyödyllistä tavoittaa ammattilainen, joka voi opastaa sinut kiihdytysprosessissa.

Toinen vaihe on varmistaa, että sinulla on hyvä postinhallintajärjestelmä. Mitä tehokkaammin käsittelet postia sen saapuessa, sitä harvemmin joudut tekemään ison arkistoinnin, murskaamisen ja kierrätyksen.

Määritä sähköinen järjestelmä

Pääsy eroon paperihakemistosta perustamalla sähköinen arkistointijärjestelmä säästää tilaa ja poistaa paperin sotkusta. Nykyään sähköisellä arkistointijärjestelmällä on paljon järkeä, koska se on helpompaa kuin koskaan.

Aloittamiseen tarvitaan skanneri ja paikka tiedostojen tallentamiseen: kansiojärjestelmä tietokoneelle ja varmuuskopio pilvessä sekä ulkoinen kiintolevy. Mitä enemmän varmuuskopioita sinulla on - kotona ja muualla - sitä paremmin valmistaudut kaivamaan paperipinon huolehtimatta tärkeän menettämisestä.

Määritä yleiskansiot erityyppisille asiakirjoille (esim. Kotitalous, verot, auto, syntymätodistukset jne.) Sinun ei tarvitse olla liian tarkkaa asiakirjojen tallentamisessa, koska sähköiset arkistointijärjestelmät ovat haettavissa.

Skannaa sitten jokainen asiakirja ja tallenna se kansioon sisällön mukaan. Anna jokaiselle yksilöllinen tiedostonimi kuvaamaan sitä, jotta se löytyy nopeasti tietokoneen hakutoiminnon kautta. Päivämäärän lisääminen tiedostonimen loppuun voi myös auttaa erottamaan saman tyyppiset asiakirjat eri ajanjaksoista. Esimerkiksi sen sijaan, että soittaisit sähkölaskua utilitystatement.pdf, nimeä se utilitystatement-Feb2019.pdf.

Saatavilla on myös useita sovelluksia, joiden avulla voit nopeasti tallentaa ja tallentaa erilaisia asiakirjoja. Monia voidaan hallita älypuhelimen tai tabletin kautta, joten voit päästä eroon paperityöstä (etenkin kuiteista), kun et ole lähellä kotitietokonetta.

Kopioiden säilyttäminen

Tärkeimpiä asiakirjoja varten asiantuntijat suosittelevat useiden kopioiden säilyttämistä. Tämä voi tarkoittaa yhden kopion pitämistä pilvitallennustilassa ja toisen kovalevyllä. Se voi tarkoittaa myös yhden kopion säilyttämistä sähköisessä arkistossa ja yhden paperikopion tulenkestävässä kassakaapissa.

Asiakirjat säilytettäväksi ikuisesti

Useat asiakirjat tulisi tallentaa ikuisesti. Nämä ovat tärkeimpiä, joita saatat tarvita milloin tahansa tulevaisuudessa monista syistä. Varmistamalla, että niitä pidetään turvallisessa paikassa ja että kopio on turvallinen, säästät paljon aikaa, kun niitä tarvitaan.

• Akateemiset tietueet: Tutkintotodistukset, opintosuoritusotteet ja kaikki salkutyöt, joita voidaan käyttää tulevaisuudessa hakiessasi työpaikkaa.
• Adoptiopaperit
• Kastetodistukset
• Syntymätodistukset
• Kuolintodistukset: Voidaan tarvita verotustarkoituksiin.
• Ajokortit
• Työsuhdetiedot: Mahdolliset lausekkeet, sopimukset, kurinpitoaineistot ja suoritusarvioinnit.
• Avioliittotodistukset
• Potilastiedot
• Sotilastiedot
• Passit
• Vanhuus- ja eläketiedot
• Sosiaaliturvakortit
• Testamentit

Säilytettävät asiakirjat tietyn ajan

Kuvittele, että työpöydällesi on kasattu eliniän arvoisia tiliotteita ja laskuja. Jopa kymmenen vuoden kuluttua tuo pino olisi todennäköisesti törkeästi iso. On olemassa monenlaisia asiakirjoja - enimmäkseen taloudellisia - joita sinun tulisi säilyttää tietyn ajan, mutta sinun ei tarvitse tallentaa ikuisesti. Saatat joutua viittaamaan heihin kuukausittain tai viikoittain jonkin aikaa, sitten heistä tulee vain toinen paperinpala, joka makaa ympärillään.

Hankala osa on tietää, milloin voit päästä eroon tämän tyyppisistä tietueista. Kaikelle ei ole hyvää vastausta, mutta suositellut ohjeet sen perusteella, mikä se on:

• Tiliotteet: Kuukausi
• Laskut: Yksi vuosi veroista tai takuista; kaikki muut laskut tulisi murtaa heti, kun ne on maksettu.
• Luottokorttilaskut: Silputaan heti, kun ne maksetaan.
• Kodinsisustustodistukset: Säilytä, kunnes koti myydään.
• Sijoitustiedot: Seitsemän vuotta tilin sulkemisen tai arvopaperin myynnin jälkeen.
• Vuokrasopimukset: Säilytä, kunnes olet muuttanut pois ja saanut talletuksesi takaisin vuokranantajalta.
• Palkat ja palkkiot: Yksi vuosi tai kunnes olet saanut W-2-lausekkeen kyseiseltä verovuodelta.
• Myyntikuitit: Säilytä takuun voimassaoloaika suurille ostoksille, kuten laitteille ja elektroniikalle. Säilytä kuitti esimerkiksi päivittäistavaroiden ja vaatteiden kohdalla, kunnes tiedät, että sitä ei tarvita tavaroiden palauttamiseen.
• Veroasiakirjat: Seitsemän vuotta, mukaan lukien arkistointisi ja kaikki mukana olevat asiakirjat, kuten W-2: t ja kuitit.
• Ajoneuvotiedot: Säilytä, kunnes vene, auto tai moottoripyörä myydään.

Kuinka päästä eroon asiakirjoista

Asiakirjojen murskaaminen on tärkein tapa suojautua henkilöllisyysvarkauksilta. Pääsääntöisesti on olemassa tiettyjä asiakirjoja, jotka on ehdottomasti silputtava. Tämä sisältää kaiken, jolla on tilinumerot, syntymäpäivät, tyttönimet, salasanat ja PIN-koodit, allekirjoitukset ja sosiaaliturvatunnukset.

Jos asiakirjat ovat edelleen "aktiivisia", sinun on pidettävä kiinni niistä viittaa varten - sijoita ne kotiisi arkistointijärjestelmään aiheittain. Silppuaa ne vasta, kun niitä ei enää käytetä.

Mitä asiakirjoja murskaa

Kun olet valmis näihin asiakirjoihin etkä enää tarvitse niitä, murskaa ne:

• ATM-kuitit
• tiliotteet
• Syntymätodistuksen kopiot
• Peruutetut ja mitätöidyt sekit
• Luottokorttilaskut
• Luottoraportit
• Ajokortit (vanhentuneet)
• Työllisyysasiakirjat, joissa on tunnistetietoja
• Passit ja viisumit vanhentuneet
• Sijoitustilien numerot
• Lailliset asiakirjat
• Sijoitus, osake- ja kiinteistötapahtumat
• Allekirjoitetut tuotteet (vuokrasopimukset, sopimukset, kirjeet jne.)
• Matkatavaroiden etiketit
• Lääketieteelliset ja hammaslääketieteelliset tiedot
• Paperit, joilla on sosiaaliturvatunnus
• Salasanat tai PIN-numerot
• Palkkaa tynkä
• Ennalta hyväksytyt luottokorttisovellukset
• Kuitit, joissa on tarkistusnumerot, luottokorttinumerot tai muut tunnistetiedot
• Verolomakkeet
• Litteraatit, joissa on tunnistetiedot
• Matkasuunnitelmat
• Käytetyt lentoliput
• Yleislaskut (puhelin, kaasu, sähkö, vesi, kaapeli-tv, internet jne.)

Kaikki muu - kuten paperityöt - voit vain kierrättää. Varmista, että sinulla on joustava arkistointijärjestelmä, jotta voit pitää nämä asiakirjat kurissa. On myös hyvä tapa tavata käydä tallennettuja asiakirjoja läpi säännöllisesti. Yritä tehdä tämä, kun maksat laskuja, jätät veroja tai huolehdit vastaavasta toistuvasta tehtävästä, jotta et unohda ja paperisi menevät käsistä.