Kuinka kommunikoida henkilöstölle, kun muutat toimistoa tai yritystä?

Useimmilla organisaatioilla, joilla on enemmän kuin kourallinen ihmisiä, on oltava vahva viestintästrategia sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään. Olipa kyse ilmoituksista politiikan muutoksista, päivittäisistä menettelyistä tai mistä tahansa auringon alla, työntekijöiden on tiedettävä tärkeistä asioista.

Tähän sisältyy myös toimiston muutossuunnitelman laatiminen ja muutettavan tarkistuslistan kehittäminen.

Vaikka saatat ajatella, että toimiston suunnittelussa on niin monia vaiheita, että sinulla ei ole aikaa edes harkita viestintää, sinun on todella käytettävä päivä tai kaksi luodaksesi vakaan strategian, joka pitää sekä työntekijät että asiakkaasi tietoisena tulevista muutoksista.

Aivan tärkeää on, että haluat pitää työntekijät suoraan mukana muutossa, koska muutos todennäköisesti vaikuttaa heihin eniten.

Keskeiset sisäiset viestit

Avainviestien tulee sisältää ajoitus, pakkaaminen, toimiston sulkeminen, uusi toimiston asettelu ja tiedot uudesta sijainnista.

• Aikajana: Varmista, että luet kaikki siirron tärkeimmät vaiheet, jotta kaikki tietävät mitä odottaa ja milloin.
• Pakkausohjeet: Anna henkilökunnalle ohjeet toimistojen tai kabinettien pakkaamiseen liikkeelle. Tähän tulisi sisältyä mistä pakkausmateriaalit hankitaan, mitä ne ovat vastuussa pakkaamisesta, ja määräajat.
• Ennakkoilmoitus kaikista toimiston sulkemisista: Muuton aikana joudut ehkä joutumaan sulkemaan toimiston, jotta toimistotarvikkeet ja huonekalut voidaan pakata ja siirtää lopullisesti. Varmista, että henkilöstösi on tietoinen näistä päivämääristä ja siitä, jatkuuko liiketoiminta muuton aikana ja miten tämä vaikuttaa heidän työaikatauluunsa ja työmääräänsä.
• Uusi toimistosuunnitelma: Henkilökunta haluaa tietää aikaisin, miltä uusi tila näyttää ja miten toimistot perustetaan. Onko heillä edelleen oma tila vai ovatko he nyt kennossa tai avoimessa pohjapiirroksessa? Muista luoda tapa ilmoittaa henkilökunnalle, kuinka heidän työtilansa saattaa muuttua.
• Uusi sijainti, pysäköinti ja työmatkat: Tarjoa henkilökunnalle kaikki tarvittavat tiedot uudesta sijainnista, jotta he voivat valmistautua kuljetuksiin uuteen tilaan.

Tapoja viestiä tavoitteista henkilöstölle

Viestin toimittamistapa tulisi päättää viestityypin mukaan. Esimerkiksi aikajana voidaan helposti toimittaa yrityksen intranetin kautta; Toimistojen sulkeminen voidaan parhaiten esitellä henkilöstökokouksessa, jotta voidaan varmistaa kysymysten esittäminen ja niihin vastaaminen.

• Intranet: Yrityksille tai organisaatioille, joilla on intranet, tämä on yleensä paras foorumi useimmille viesteille. Se mahdollistaa tiedostojen ja tietojen helpot päivitykset, jotka voivat tavoittaa kaikki työntekijät.
• Henkilökohtaiset kokoukset: Viestistä riippumatta, henkilökunnan kokoukset ovat hyvä paikka tehdä ilmoituksia ja antaa henkilöstölle mahdollisuus käydä täydellinen keskustelu. Voit myös käyttää kokousaikaa tarkistaaksesi, miten tiedot välitetään, jotta henkilökunta tietää, että heidät pidetään ajan tasalla.
• Sähköposti: Vaikka sähköposti on helppoa, se ei ole aina paras tapa välittää tietoja. Et halua lähettää niin monta sähköpostia, että ihmiset eivät löydä tietoja tarvitessaan sitä. Jos käytät sähköpostia, varmista, että käytät sitä vain kertoaksesi ihmisille, mistä he voivat saada tietoja.
• Yleiset kansiot: Jos sinulla ei ole intranetiä, luo verkkoasemalle yhteinen kansio, johon kaikki voivat päästä.
• Ilmoitustaulu: Voit käyttää fyysistä tilaa tietojen lähettämiseen. Ihmiset voivat tarkistaa sen usein, ja se tarjoaa myös paikan, jossa ihmiset voivat kerätä ja keskustella huolistaan.