Kuinka suunnitella ja organisoida toimisto- tai liikematka?

Yrityksesi siirtäminen uuteen toimipisteeseen on monivaiheinen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja useita valmisteluvaiheita. Kuten minkä tahansa suuren projektin kohdalla, on parasta jakaa työmäärä ja osoittaa tiettyjä tehtäviä eri työntekijöille. Prosessin varhainen aloittaminen ja avoimen ja säännöllisen viestinnän ylläpito ovat avain onnistuneeseen ja vähemmän stressaavaan liikkeeseen.

Luo aikajana

Luo aikajana, joka sisältää siirron kaikki olennaiset vaiheet. Keskustele suunnitelmasta kaikkien muutossa mukana olevien tiimin jäsenten kanssa varmistaaksesi aikataulun toteutettavuuden. Ole realistinen kuinka paljon aikaa tarvitset. Pieni toimisto voi tarvita vähintään kolme kuukautta valmistautumiseen, kun taas keskisuuri tai iso toimisto voi joutua suunnittelemaan kuudesta kahdeksaan kuukauteen tai enemmän. Joka tapauksessa avain on aloittaa mahdollisimman aikaisin.

Suunnittele uusi tila

Seuraava vaihe on kerätä kaikki käytettävissä olevat tiedot uudesta tilasta. Yritä saada piirustuksia tai lattia-asettelua, jotta voit tunnistaa tärkeimmät komponentit, kuten pistorasiat ja säilytystilan, ja aloittaa uuden toimistoasettelun suunnittelun. On myös hyvä, että sinulla on yleinen asettelusuunnitelma nykyiselle tilallesi, jotta voit verrata näitä kahta. Jos nykyisessä toimistossa on alueita, jotka eivät toimi, tunnista ne nyt, jotta samat ongelmat voidaan välttää uudessa tilassa.

Tee lisäksi luettelo uuden tilan mahdollisista ongelmista, kuten pienempi vastaanottoalue tai vähemmän varastointikapasiteettia tai ehkä suurempi avoin tila, joka vaatii enemmän kennoja tai väliaikaisia seiniä. Saattaa olla tarpeen palkata puuseppiä, maalareita, sähköasentajia, järjestelmien asentajia tai muita ammattilaisia rakentamaan seinät, lisäämään johdotuksia tai tekemään kosmeettisia muutoksia ennen muuttoa.

Rakenna liikkuva tiimisi

Keskisuuriin ja suuriin toimistoihin nimitä jokaisesta osastosta tai osastosta joku (tai pyydä vapaaehtoisia) koordinoimaan alueitaan. Tämä voidaan antaa osaston esimiehelle tai esimiehelle, joka voi sitten varmistaa, että jokainen työntekijä ottaa vastuun työpöytänsä, tiedostojensa ja henkilökohtaisten tavaroidensa pakkaamisesta. Pienemmissä toimistoissa saatat olla oma. Jos näin on, määritä muutama avainhenkilö, jotka voivat auttaa liikkeen koordinoinnissa.

Tiimisi voi myös auttaa tunnistamaan vanhan tilan ajankohtaiset ongelmat ja etsimään mahdollisia ratkaisuja uuteen toimistoon. Tämä on loistava tapa sisällyttää muita näkökulmia ja päästä yksimielisyyteen liikkeellä, varsinkin jos jotkut työntekijät eivät tue muutosta.

Pidä säännöllisiä kokouksia

Aseta aikatauluusi säännölliset kokoukset, joissa keskustellaan muutoksesta ja sen edistymisestä kaikkien työntekijöiden kanssa. On tärkeää pitää kaikki ajan tasalla ja varata aikaa työntekijöiden huolenaiheisiin ja kommentteihin. Liikkuminen on stressaavaa kaikille mukana oleville ja voi olla stressaavaa, jos päätöksistä ei ilmoiteta riittävästi.

Määritä budjetti

Jos siirtoosi on määritetty tietty budjettisumma, on tärkeää tunnistaa kustannukset ennen muuttajien palkkaamista tai jopa ennen ensimmäisen laatikon pakkaamista.

Määritä tehtävät

Pyydä liikkuvaa tiimiäsi luomaan luettelo tehtävistä, jotka on suoritettava viikkoina ennen siirtymistäsi, ja varmista, että kriittiset tehtävät lisätään aikajanalle / aikatauluun. Kysy jokaiselta osastopäälliköltä tai esimieheltä, mitä heidän alueellaan vaaditaan, mukaan lukien erikoispalvelujen tarjoajat, kuten puhelinlinjan asentajat tai tietokoneverkkojen asiantuntijat. Varmista myös, että yleiset tilat, kuten vastaanottoalue, aula ja varastotilat, on peitetty.

Palkkaa muuttajat

Muuttajien palkkaaminen on yksi yrityksen muuttamisen kriittisimmistä tehtävistä, ja on muuttoyrityksiä, jotka ovat erikoistuneet toimistoliikkeisiin. Kuten kaikki kotitalouksien muutot, on tärkeää varmistaa, että yritys on luotettava ja että saat parhaan palvelun kustannuksiltaan. Tee tutkimuksesi, kysy oikeita kysymyksiä ja pyydä yritystä tulemaan toimistoosi arvioimaan muuttoasi.

Tämä tehtävä voidaan osoittaa yhdelle henkilölle tai ryhmälle tai muutamalle eri henkilölle, joista kukin soittaa tietyille yrityksille ja vertaa sitten muistiinpanoja. Aloita joka tapauksessa varhain varmistaaksesi, että saat parhaan hinnan ja sopivat tarpeisiisi.

Tee yhteystietoluettelo

Yhteystietoluettelo auttaa varmistamaan, että kaikki, joiden kanssa harjoittelet liiketoimintaa, mukaan lukien toimittajat ja asiakkaat, tietävät, että muutat. On hyvä antaa tämä tehtävä yhdelle valvottavalle henkilölle, jotta kontaktit eivät putoa halkeamien läpi. Asiakkaiden ja asiakkaiden ilmoittaminen edellyttää erityistä viestintää uudesta sijainnistasi ja siitä, miten yritys toimii muuton aikana. Tällaiset tiedot ovat välttämättömiä sen varmistamiseksi, että asiakkaasi eivät mene muualle palvelujenne vuoksi.