Kenelle ilmoitettava siirrettäessä toimistoa tai yritystä?

Toimiston muuttaminen on monimutkaista. Niin paljon tehtäviä asioita on helppo jättää huomiotta pienemmät, mutta tärkeät tehtävät. Jotta toimisto pysyisi tiellä, varmista, että sinulla on tarkistuslista keskeisistä tehtävistä, jotka auttavat toimistoasi siirtymään, ja käytä seuraavaa tarkistusluetteloa, joka varmistaa, ettei mitään jää tekemättä.

Asiakkaat ja asiakkaat

On hyvä ilmoittaa asiakaskunnalle muutoksesta ensin, mieluiten vähintään kuukautta ennen muuton tapahtumista. Anna tietoja uudesta sijainnista joko lähettämällä virallinen kirje tai sähköposti kartan mukana tai liitteenä kaikille yrityksesi tietokannassa. Tai, jos kyseessä on vähittäismyymälä, aseta kartta ja ilmoituskyltti etuovelle ja tarjoa pieni esite jokaisen ostoksen yhteydessä. Lähetä tiedot verkkosivullesi helposti seurattavien ohjeiden ja mahdollisten yksityiskohtien avulla, jotka pitävät asiakkaasi palaamassa. Tähän voi sisältyä "muutto" -myynti tai virallinen avajaisjuhla.

Sinun tulisi myös ilmoittaa asiakkaillesi, suljetko lainkaan muuton aikana vai lyhennätkö työtuntejasi - tämä on kriittinen ilmoitus sen varmistamiseksi, että asiakkaat eivät ole turhautuneita, jos ovesi on lukittu. Tietäessäsi etukäteen, milloin olet avoin yrityksille, säästät paljon asiakkaidesi puheluita ja estät heitä menemästä kilpailijasi palveluun. Toisin sanoen ilmoita asiakkaillesi suunnitelma palvella heitä siirtymävaiheen aikana.

Palveluntarjoajat, toimittajat ja valtion virastot

Ilmoita yrityksellesi säännöllisesti käyttämille palveluille ja toimittajille. Siihen voi kuulua tulostinyritys, kuriiri, toimistotarvikekauppa tai Internet-palveluntarjoaja.

Pankit ja vakuutukset

Pankit vaativat ilmoituksen ajoissa - sinun on vaihdettava yrityssekkien osoite, saatettava sekit tulostettua ja ilmoitettava asiasta luottokorttiyhtiöille ja muille rahoituslaitoksille tai palveluntarjoajille. Voit päättää, että yrityksesi hyötyisi yritystilien siirtämisestä pankista toiseen tai sivuliikkeestä toiseen - keskustele pankkiedustajan kanssa palveluista, jotka ovat käytettävissä uudessa paikassa / naapurustossa.

Myös vakuutusyhtiöille on ilmoitettava ajoissa. Heidän on arvioitava uusi tila ja toimitettava sinulle uusi arvio tarvittaessa. Tämä on hyvä aika puhua vakuutusyhtiönne kanssa liikkuvasta vakuutuksesta ja siitä, mitä tarvitset toimistosi suojaamiseksi.

Muuta saapuvia puheluviestejä

Yritystietojen ja markkinointimateriaalien päivittämisen ohella on muitakin tapoja varmistaa, että yleisö saa tiedon tulevasta muutoksesta. Lisää puhelinvastaajaan / vastaajapalveluun ilmoitus, jossa ilmoitetaan muuton päivämäärä, missä olet siirtymässä ja miten tämä voi vaikuttaa palveluun. Muista antaa yhteystiedot asiakkaille, joilla saattaa olla erityisiä huolenaiheita.

Pyydä työntekijöitä myös vaihtamaan suoratoimistopuhelulinjansa liikkeellä olevien tietojen ja uuden osoitteen avulla. Jälleen, se on helppo tapa muistuttaa muuton kontakteja ja ilmoittaa muutoksesta niille, jotka eivät ole yhteystietokannassa.

Vaihda allekirjoitusriviä

Kun lisäät ilmoituksen sähköpostin allekirjoitusriville kaikille työntekijöille, varmistetaan, että jokainen lähetetty sähköposti muistuttaa vastaanottajaa tulevasta siirrosta. Tämä on loistava tapa tavoittaa henkilöt, jotka eivät ole yrityksen yhteystietoluettelossa.

Leimaa lähtevä kirjeenvaihto

Osta punainen leima, jossa lukee "Huomaa uusi osoite" - nämä postimerkit voi yleensä ostaa toimistotarvikekaupasta. Leimaa päivitetyt kirjelomakkeet varmistaaksesi, että vastaanottajat ovat tietoisia osoitteen muutoksesta. Huomaa, että tätä ilmoitusvaihetta ei voida soveltaa ennen kuin siirto on valmis.

Puhelin

Tämän pitäisi olla ensimmäinen apuohjelma, johon otat yhteyttä siirtosi suhteen - haluat varmistaa, että yrityksesi pysyy auki muuton aikana tai että häiriöitä esiintyy mahdollisimman vähän. Kerro puhelinyhtiölle, kun muutto on käynnissä, ja pyydä, että puhelimet asennetaan ja ovat valmiita toimimaan uudessa paikassa päivää ennen muuttoasi. Tämä varmistaa, että järjestelmä on toiminnassa ensimmäisenä päivänä uudessa paikassa.

Pyydä yritystä perustamaan soitonsiirtojärjestelmä, joka tulee voimaan muuton päivänä. Jos yrityksesi muuttaa puhelinnumeroita, pyydä, että vanhaan numeroon lisätään neuvonta, jotta soittajat saavat tietää puhelinnumeron muutoksesta. Kun olet muuttanut, on hyvä soittaa vanhaan numeroon varmistaaksesi, että palvelu on paikallaan. Varmista myös, että uusi yrityksesi numero ja osoite päivitetään seuraavaan puhelinluetteloon ja hakemistoon.

Posti, sähköposti- ja sosiaalisen median tilit

Ilmoita postistasi muutostasi ja järjestä postin edelleenlähetys muutaman kuukauden ajan muuton jälkeen. Kuten aiemmin todettiin, lisää muutosilmoitus työntekijän allekirjoitusriveille ennen muutosta ja myös muuton seuraamiseksi; siirron jälkeen allekirjoituksen tulisi pyytää vastaanottajaa huomaamaan osoitteenmuutos ja yhteystiedot. Säännöllisille kuriiriyrityksille, jotka noutavat paketin toimistostasi, tulisi myös ilmoittaa osoitteenmuutoksesta ja mahdollisista muutoksista palveluissa.